Muitas pessoas tendem a acreditar que a gestão de facilities de uma empresa é algo fácil de ser executado. Por se tratar de serviços comuns até mesmo em nossas casas, como rotinas de limpeza ou cuidados com a segurança, é fácil ter a impressão errada de que não há desafios em administrar essas tarefas.
Entretanto, há muitos aspectos na gestão dessas atividades dentro de uma companhia que precisam ser muito bem organizadas.
Pode até não parecer em um primeiro momento, mas a boa organização e o bom andamento dos facilities são capazes de afetar diretamente os resultados e a produtividade de um negócio.
Então, para que você consiga fazer uma correta gestão de facilities, separamos neste post de hoje algumas medidas importantes. Acompanhe e confira!
O conceito de gestão de facilities
Grosso modo, a gestão de facilities é a gerência de todas as atividades relacionadas à manutenção e administração predial.
Seja apenas uma sala ou todo um complexo, o espaço precisará de serviços básicos para que o seu funcionamento seja adequado, garantindo o conforto e a saúde de todos que frequentam o ambiente.
E, como praticamente todas as empresas operam em um espaço físico, para que os processos corporativos aconteçam com eficiência e segurança é primordial que exista uma coordenação responsável pelos cuidados com o local.
Nesse sentido, o conceito de gestão de facilities — que surgiu na década de 60, nos Estados Unidos — se refere a todas as atividades que dão suporte ao funcionamento e conservação dos espaços. O intuito é tornar os ambientes mais agradáveis para todos os colaboradores e, consequentemente, ter equipes mais produtivas.
Alguns serviços mais comuns que fazem parte da gestão de facilities são:
- limpeza: garantir um ambiente profissional limpo e disponível para o uso é uma questão de salubridade. Para que os colaboradores consigam manter o foco e trabalhar em alta performance, a organização e limpeza os espaços é essencial;
- recepção: é indispensável que os funcionários presentes na recepção sejam cordiais, bem informados e treinados para atender clientes e visitantes com muita qualidade, passando uma ótima primeira impressão sobre a empresa;
- manutenção: falhas no fornecimento de energia e no funcionamento dos aparelhos, bem como demais problemas técnicos, hidráulicos ou estruturais, atrapalham a rotina dos escritórios e ainda podem colocar em risco a integridade dos colaboradores. Por isso, é necessário contar com profissionais responsáveis pela manutenção predial;
- segurança: esse é um item que não tem preço, já que nada é mais prioritário do que assegurar a proteção dos funcionários e do patrimônio da empresa.
A gestão de facilites, muitas vezes, não faz parte do core business de uma empresa, mas é fundamental para dar suporte ao sucesso de um negócio. Logo, para que essas atividades aconteçam de forma coordenada, a instituição precisa ter um gestor que administre bem os processos desse setor.
Ser um bom gestor nesse cenário significa lidar com a execução eficiente desses serviços. Isso requer diversas habilidades, e o conhecimento em Recursos Humanos é uma delas.
Afinal, o objetivo é sempre garantir o bom desempenho em todos os detalhes no dia a dia. Algo que é importante tanto em um pequeno escritório quanto em um estabelecimento comercial ou mesmo em grandes espaços, como shoppings, indústrias, hospitais e condomínios.
A importância da Gestão de Facilities
Tanto para os usuários como para os visitantes, a gestão de facilities é crucial. É impossível imaginar que uma empresa que mantém seu espaço sujo e desorganizado possa ser levada a sério por seus colaboradores, fornecedores, parceiros ou clientes.
Empresas que conservam escritórios com problemas de vazamento nas paredes, instalações elétricas expostas, itens sem manutenção ou quebrados, por exemplo, passam uma imagem de amadorismo e despreparo.
Assim, a função desse setor vai além de simplesmente cuidar da conservação de um ambiente e proporcionar saúde e conforto para as pessoas: bem executada, a gestão de facilities de fato agrega valor à reputação de uma instituição e aos serviços que ela oferta.
Conciliar de forma eficaz o fluxo das pessoas e dos processos, as tecnologias presentes e os espaços é função da gestão de facilities, que corrobora para a mobilidade e rendimento das atividades nas empresas.
Sem dúvidas, se um cliente entra em contato com um empreendimento que investe em um local visualmente harmônico, onde tudo funciona perfeitamente e está bem cuidado, ele sentirá mais confiante em fechar negócios com essa instituição.
E outro grande benefício dessa gestão é a economia. Muitas vezes, instituições perdem grandes somas por não conseguirem otimizar o uso dos ambientes e estruturar as ações de facilities.
Atitudes bem pensadas são capazes de melhorar a rotina de trabalho e reduzir custos, como:
- controle da climatização e iluminação do ambiente;
- manutenções preventivas, que evitam panes ou reparos emergenciais nos equipamentos;
- reuso de água;
- sistemas de segurança mais inteligentes;
- limpeza realizada com produtos e aparelhos adequados, o que evita riscos de acidentes e trabalhos malfeitos.
Os desafios no gerenciamento de serviços de limpeza e segurança
Ao se tornar um gestor de facilities, ganha-se a responsabilidade de coordenar toda infraestrutura relacionada a diversas tarefas interdisciplinares.
Por mais que não sejam itens ligados à atividade-fim da empresa, elas são muito importantes, pois é necessário manter ambientes de qualidade, criando uma boa impressão aos clientes e oferecendo ótimas condições para o aumento da produtividade entre os colaboradores.
Contudo, administrar os serviços gerais acaba roubando o tempo de algumas lideranças nas companhias. Inevitavelmente, são perdidos momentos valiosos que poderiam ter um foco mais estratégico, além de haver outros desafios, como:
- o aumento nos custos operacionais não relacionados à atividade-fim da empresa;
- a necessidade de lidar com legislações diferentes, com normas e convenções específicas para cada área de facilities;
- a escassez de mão de obra qualificada, assídua e pontual.
Como incorporar a gestão de facilities de forma eficiente
Como vimos, gerenciar tantas tarefas de naturezas plurais é uma função complexa, e existem muitos desafios. Ainda assim, é extremamente importante que esse setor seja visto não apenas como uma área puramente operacional e desligada da empresa.
Já dissemos que a gestão de facilities não faz parte da atividade-fim de diversas instituições das quais ela faz parte, porém, para que os seus processos sejam implementados de maneira eficaz e gere muitos benefícios, é preciso mudar a perspectiva e alinhar o setor com as estratégias do negócio.
Quando é desconectada do planejamento tático e financeiro da empresa, a gestão de facilities perde um pouco do seu verdadeiro potencial. E ela pode oferecer muito mais a uma instituição do que assumir apenas um papel reativo, no qual as solicitações da organização são atendidas na medida em que aparecem.
Assim, uma empresa tem muito mais a ganhar se o gerenciamento de facilities tiver uma função afirmativa, para elaborar ações de atendimento mais inteligentes, planejar melhor o uso dos recursos e antecipar demandas, por exemplo.
É fundamental, para isso, que o gestor dessa área tenha um conhecimento amplo sobre os valores do negócio e as necessidades dos clientes, tanto internos como externos. Desse jeito, ele visualiza as carências, prioridades e serviços de um modo mais completo, elaborando práticas, de fato, assertivas.
No entanto, diversos empreendimentos ainda têm dificuldade de promover uma performance produtiva na gestão de facilities sem perder a visão tática de seus negócios. Então, a resposta para essa questão pode ser a terceirização.
Terceirização de serviços para otimizar a gestão de facilities
Do ponto de vista administrativo, é preciso alcançar o melhor desempenho com os menores custos. E é preciso fazer isso mantendo o conforto, a segurança, a limpeza e demais itens dentro das organizações.
Tendo isso em mente, terceirizar os serviços de facilities traz diversas vantagens às empresas. Conheça algumas delas:
Foco na atividade-fim do negócio
A partir da contratação de serviços terceirizados, a gestão de facilities não precisa lidar com diversas pessoas, concentrando a comunicação com a terceirizada e aumentando o foco na atividade na empresa.
Além disso, é difícil que um gestor de facilities consiga trabalhar de forma estratégica — tendo tempo para monitorar informações e indicativos a fim de estudar melhores soluções — se ele precisa coordenar diversos funcionários responsáveis por tarefas distintas, certo?
Assim, contar com empresas especializadas é a melhor saída para otimizar o gerenciamento desse setor e agilizar as decisões.
No momento em que contrata uma solução terceirizada que compartilha das mesmas visões e valores da instituição, a empresa tem uma aliada no aperfeiçoamento dos serviços prestados para os clientes e na gestão da qualidade.
Redução da burocracia
Como sabemos, cada funcionário contratado diretamente gera uma série de custos e documentações, além da necessidade de uma grande mão de obra para lidar com isso.
Salário, vale-transporte, vale-refeição, horas extras, 13º salário e encargos são alguns exemplos — sem falar em recrutamento, seleção, treinamento e integração. E tudo isso gera uma quantidade incrível de burocracia.
Ao optar pela terceirização de atividades não ligadas diretamente ao negócio, todo esse trabalho passa a ser responsabilidade da empresa contratada. Assim, é possível reduzir muito da burocracia do dia a dia e dar especial atenção para aspectos estratégicos do RH.
Redução dos custos operacionais e de encargos trabalhistas
Ao fazer a contratação de uma empresa terceirizada, há a redução de diversos custos, como valores gastos com folha de pagamento e encargos e gastos com treinamentos. Assim, todos passam a ser fornecidos pela contratada.
Além disso, a falta de uma gestão atenta de facilities tem consequências que pesam no bolso das empresas de forma, muitas vezes, invisível, como o desperdício de materiais de limpeza, gastos excessivos com manutenções de última hora ou feitas às pressas, que sempre saem mais caras.
A gestão de facilites ameniza esses desafios e os gastos cuidando de todos os processos, desde a admissão de profissionais de qualidade até o monitoramento da performance das atividades.
Diminuição de problemas com equipamentos
No mundo informatizado em que vivemos, as empresas e escritórios estão cercados de aparelhos de todos os tipos. Pois o que acontece quando algum deles para de funcionar? Certamente, transtornos, atrasos e improdutividade.
Se esses equipamentos existem para facilitar a rotina de trabalho, eles precisam estar sempre à mão. E faz parte da gestão de facilities cuidar de um cronograma de manutenções corretivas, preventivas e preditivas, a fim de garantir o seu funcionamento constante.
Aliás, vale lembrar que a limpeza tem um papel importante nesse cenário. O acúmulo de poeira e sujeira danifica equipamentos e limita a sua vida útil. Logo, um ambiente limpo faz bem tanto para o bem-estar dos usuários como para o desempenho das máquinas.
Especialistas no assunto ao lado da empresa
A qualificação de um profissional é fundamental para a produtividade e, como deve ser constante, demanda trabalho e investimento. Isso é tão importante que precisa sempre estar direcionado aos negócios da empresa.
Porém, a capacitação permanente dos profissionais da limpeza e da segurança também merecem atenção. Nesse sentido, terceirizar os serviços de facilities é ter como aliada da instituição uma equipe profissionalizada e experiente, com um know-how diferenciado e um domínio de boas práticas e conhecimentos técnicos.
Assim, a empresa fica despreocupada, pois tem a confiança de que as atividades previstas serão realizadas com excelência. Além disso, outro ganho da terceirização é o fato de ela ter autoridade nas atividades que oferece.
Treinamento, capacitação e seleção de pessoas adequadas ao trabalho é a sua responsabilidade, o foco do seu negócio. Isso significa que quem contrata seus serviços tem a vantagem de ter profissionais especialistas preparados para fazer o seu trabalho.
Inclusive, em caso de problemas, basta entrar em contato com a organização terceirizada para solicitar a substituição de funcionários faltosos ou que não estão trabalhando de acordo com os padrões da empresa.
Quais cuidados tomar antes de contratar uma empresa terceirizada
Bom, para que se possa aproveitar todas essas vantagens e benefícios de uma empresa terceirizada para a gestão de facilities, é preciso dar atenção a alguns detalhes na hora de optar por uma.
Antes de tudo, deve-se buscar uma fornecedora que realmente proponha uma parceria e demonstre uma vontade autêntica de ajudar a solucionar e atender as suas demandas. Além disso, algumas dicas podem te ajudar a saber se a prestadora de serviço oferece um atendimento de qualidade em diversos aspectos.
Vejamos:
- faça uma ampla pesquisa em sites e busque aquelas que demonstrem real autoridade no serviço que oferecem;
- peça referências a converse com clientes que já utilizam os seus serviços;
- antes de bater o martelo, tenha certeza que está bem claro em quais atividades ela vai atuar, e de que forma;
- suspeite de valores muito abaixo do mercado;
- certifique-se de que o padrão em relação ao tratamento e respeito aos funcionários e seus direitos estejam dentro da legislação;
- em serviços mais especializados e regulamentados, como o de segurança, certifique-se de que a empresa possui atestados de capacitação técnica;
- exija todas as certidões e documentações que comprovem a idoneidade e a observação dos direitos trabalhistas dos funcionários.
De fato, fazer a correta gestão de facilities envolve todos os esforços de uma boa administração, mas os desafios podem ser superados por meio da contratação de uma terceirizada para os serviços gerais e de apoio.
Delegar atividades não ligadas ao negócio da empresa é uma forma de dedicar maior tempo e produtividade para o que, realmente, gera resultados sem abrir mão da qualidade de tudo que dá suporte, conforto e tranquilidade aos colaboradores.
Entretanto, como vimos, a escolha de uma companhia para realizar esses trabalhos precisa ser feita com critério, e mesmo a relação no dia a dia deve ser próxima e ajustada para que tudo funcione bem. Fatores como esses devem sempre ser levados em conta na hora de escolher uma empresa boa e produtiva.
Enfim, e você? Como você vem executando a gestão de facilities na sua empresa? Se gostou deste post, aproveite para conhecer mais um pouco sobre a terceirização de mão de obra e veja como ela realmente vale a pena!
