Quando se fala em produção de eventos, sabemos que são muitos os fatores envolvidos no processo. Independentemente do tamanho do evento, da sua natureza (corporativo ou particular) e das suas particularidades, existem elementos imprescindíveis a serem observados.
E, no post de hoje, falaremos um pouco sobre eles. A seguir, conheça quais são os nove erros fatais que você não pode cometer na produção de eventos!
Erros de planejamento
Embora pareça óbvia a necessidade de um planejamento adequado, muitas vezes é nessa fase que as coisas vão água abaixo, fazendo do evento um verdadeiro fiasco. Portanto, é de suma importância fazer um planejamento minucioso que aborde todos os pormenores envolvidos. De fato, ser rigoroso nessa etapa e controlar os detalhes até o final do evento é, certamente, um dos passos para o sucesso.
Erros de orçamento
Na produção de eventos, ter um controle rigoroso do orçamento é de extrema valia. Afinal, o orçamento funciona como um verdadeiro guia, delimitando os serviços e fornecedores que podem ou não ser contratados.
Nesse item, a pesquisa por profissionais que ofereçam um bom custo-benefício é vital para acertar nas escolhas e evitar surpresas desagradáveis. Uma planilha atualizada com frequência ajudará na missão de não extrapolar os gastos, mas também de usar com sabedoria o valor disponível para o evento — e negligenciar essa etapa pode resultar em um evento mais simples do que poderia ser, ou em um extremamente oneroso.
Erros de organização
De nada adiantará planejar se, na hora da execução do projeto, faltar uma organização realmente eficiente. Ela é que faz com que tudo corra conforme o planejamento inicial, sem atropelos, de maneira ordeira e tranquila.
Nesse quesito, vale dizer que é imprescindível ter profissionais capacitados para acompanhar as etapas do planejamento e garantir que todas serão executadas da melhor forma possível, e, evidentemente, de acordo com o que foi estipulado.
Erros de divulgação
Hoje em dia, independentemente do tipo de evento que se organize, é comum que exista algum tipo de divulgação na internet. Quanto a isso, é indispensável que a comunicação na internet seja clara e direta — mais ainda, que seja precisa e esteja totalmente correta.
Nesse sentido, veicular informação e não se certificar da sua exatidão é um erro mais comum do que se imagina, e uma gafe que ninguém deveria cometer! É comum, por exemplo, anexar mapas do Google sem verificar se, de fato, eles estão corretos, indicando o caminho do evento com precisão.
Nesse caso, se o mapa estiver desatualizado, é interessante elaborar um novo que indique corretamente o local. Esse tipo de preocupação já deixará uma boa impressão, antes mesmo de o evento começar.
Erros na escolha do Local
Sem dúvida, a escolha do local do evento é um dos itens mais relevantes para o seu sucesso. E, nesse ponto, muitos podem ser os erros — por isso, é vital estar atento. Normalmente, a reserva do local ocorre bem antes da data do evento, dessa forma, é importante se atentar para esse aspecto para garantir que o espaço estará disponível no dia pretendido.
Também é altamente recomendável fazer uma visita técnica antes do evento para avaliar, dentre outras coisas, se o local tem capacidade para acomodar confortavelmente o número de convidados e/ou participantes do evento, e verificar se ele dispõe de uma infraestrutura adequada.
E, por infraestrutura, entenda: número de banheiros suficientes, boa acessibilidade; estacionamento; área coberta; placas sinalizadoras em bom número — enfim, tudo que facilite a experiência dos convidados no evento.
Erros na ambientação do espaço
A ambientação envolve, naturalmente, a decoração do espaço utilizado. E esse é um aspecto muito importante, afinal, criar uma identidade visual para eventos já é, há algum tempo, requisito indispensável.
Dessa forma, é necessário que o evento traduza as intenções e propósitos do cliente de forma quase que instantânea. Saiba que falta de originalidade, exageros, ou muita economia nesse item certamente resultará num evento menos interessante.
Erros na contratação de mão de obra
Muitas vezes, todas as etapas foram seguidas à risca pelo organizador e, ainda assim, na hora H, toda a produção de eventos fica comprometida pela má execução na prestação dos serviços no dia do evento. Isso é muito comum, e deve ser evitado a todo custo.
Nesse sentido, um staff bem preparado é requisito fundamental para um evento bem-sucedido. E como é comum a contração de mão de obra terceirizada nesse ramo de atividades, alguns aspectos precisam ser rigorosamente observados. Os cuidados devem começar pela recepcionista do evento, que deve chegar — no mínimo — com uma hora de antecedência, para ser informada sobre todos os detalhes e receber brevemente seu treinamento.
Se existir serviço de Buffet, os garçons devem estar devidamente orientados para que sejam educados, amistosos e discretos. Além disso, é necessário que haja um sistema de comunicação eficiente entre os organizadores, por meio de rádios e celulares.
Erros na manutenção da limpeza
É certo que a limpeza faz parte da boa imagem do evento, podendo ser motivo para grandes elogios ou severas críticas. Devido à sua grande importância para o triunfo de um evento, esse é outro tópico que merece destaque — mesmo também se tratando de um serviço comumente terceirizado. Muitos descuidam da limpeza, e o resultado disso é absolutamente desastroso!
Aliás, a limpeza de todo o ambiente precisa ser mantida enquanto durar o evento. Não são raros os eventos que, ainda no seu decorrer, apresentam sanitários imundos, com profissionais de limpeza dormindo nos banheiros, ou “sumidos” pelo local. Para ficar tranquilo nesse tipo de contratação, é importante pesquisar empresas que ofereçam mão de obra comprovadamente qualificada, o que evitará aborrecimentos.
Nesse caso, optar por uma empresa prestadora de mão de obra terceirizada te trará mais tranquilidade e tempo para a produção de eventos, pois será essa empresa contratada a responsável pelo treinamento e até pelos materiais usados pelos profissionais de limpeza.
Erros na contratação da segurança
Este é outro serviço muito terceirizado, porém, de vital relevância para o setor de eventos — até porque não dá para imaginar nenhum tipo de evento sem a segurança necessária para o transcorrer calmo e pacífico das atividades planejadas para a ocasião.
Então, a equipe de segurança deve estar muito bem treinada, não só para garantir que apenas as pessoas convidadas participem do evento, como também — e principalmente — para assegurar o bem-estar físico daqueles que estão no local.
E essa é uma área de contratação que requer um conhecimento específico, para saber avaliar o profissional contratado quanto às habilidades que ele afirma possuir. Aqui, o desconhecimento pode levar a contrações equivocadas e desastrosas. Assim, terceirizar esse tipo de serviço é uma boa opção para aqueles que não querem se preocupar com esse quesito, mas precisam ter a certeza de estar trabalhando com profissionais qualificados e idôneos.
Diante de tudo isso, fica evidente como é grande a importância do controle desses dois últimos processos, não é? Então, gostou do post? Aproveite para aprender ainda mais sobre como manter a limpeza e a segurança bem estruturadas por meio de uma terceirização cuidadosa!
