A folha de pagamento é uma das obrigações que um gestor de RH deve cumprir. Trata-se de uma tarefa burocrática, mas sem a qual o negócio não caminha. Esse registro financeiro consiste na lista em que está anotada toda a remuneração de quem trabalha em uma determinada empresa. Ela converte as informações trabalhistas em dados de contabilidade que permitem calcular o pagamento, tanto o bruto quanto o líquido.
A seguir, mostraremos 7 práticas interessantes para a folha de pagamento que vão ajudar o gestor de RH a desenvolver seu trabalho com mais eficiência!
1. Faça provisões para férias e 13º salário dos funcionários
Entre os pagamentos adicionais que são feitos aos funcionários, as férias e o 13º representam um pesado compromisso. Recomenda-se, portanto, começar a providenciar os valores antecipadamente para que, no momento do pagamento, o dinheiro não falte.
O gestor deve fazer o levantamento de quanto será gasto com esses 2 compromissos. Ele deve contar a partir do dia atual até a data em que será efetivado o pagamento de cada funcionário. Por isso, avalie quantos meses existem nesse intervalo de tempo e divida o valor pelo número de meses.
O total resultante é a média de quanto será preciso economizar mensalmente para que, na data do pagamento, haja o capital necessário.
2. Deixe a folha de pagamento o mais transparente possível
Uma forma de evitar gastar mais tempo que o necessário, assim como falhas de classificação dos empregados, tributos pagos de maneira errada e outros problemas na folha de pagamento é deixá-la o mais transparente possível.
O ideal é criar uma política de pagamento e registrá-la no papel. Depois, divulgue-a em locais diferentes e distribua cópias para os funcionários.
A política deve contemplar:
- a classificação correta dos empregados (uma classificação errada pode ser considerada violação às leis do trabalho, o que pode resultar em auditoria ou mesmo ação judicial);
- a forma como os salários, os vencimentos, os aumentos e as promoções são calculados;
- a metodologia de pagamento aplicada;
- a forma como a empresa lida com problemas nos registros financeiros;
- o período em que são aplicadas as mudanças na folha de pagamento.
3. Automatize os processos
Ainda é comum que alguns gestores de RH calculem a folha de pagamento de forma manual ou usando planilhas do Excel. Contudo, essa metodologia está mais sujeita a erros, o que pode trazer prejuízos para a empresa.
A Associação Americana de Pagamentos considera que as falhas oriundas de processos feitos à mão podem representar custos entre 1% a 8% da folha de pagamento. Isso ocorre porque a operação está condicionada diretamente ao trabalho de pessoas, que devem transcrever quantidades de horas e efetuar o cálculo dos salários. Os procedimentos manuais também podem ser facilmente manipulados e fraudados por empregados mal intencionados.
Por esse motivo, recomenda-se utilizar um software para realizar o cálculo. Os programas evitam erros, agilizam o trabalho e alguns funcionam totalmente online, no modelo SaaS (software como serviço). Essas opções costumam ser mais baratas e têm a vantagem de não necessitarem de instalação, rodando na nuvem.
4. Faça a dedução dos benefícios legais
O gestor não pode se esquecer de fazer a dedução dos benefícios legais, que são garantidos por lei, mas devem ser descontados do salário do empregado. Caso não faça isso, a empresa terá prejuízos financeiros desnecessários.
Entre esses benefícios estão o vale-alimentação, o vale-transporte, a contribuição sindical e outros. Feitas as deduções, o gestor de RH terá o valor líquido que deve ser repassado para cada colaborador.
5. Realize uma auditoria periodicamente
É melhor passar por uma auditoria interna que sofrer uma auditora dos órgãos fiscalizadores. O gestor de RH deve realizar com regularidade uma revisão dos processos — no mínimo, uma auditoria anual.
Independentemente de o sistema do cartão de pontos ser manual ou automatizado, a auditoria deve ser efetivada. Até controles eletrônicos podem cometer erros, ainda que sejam bem menos frequentes.
Vários são os equívocos relacionados à folha que podem aparecer: pagamento a mais de um determinado funcionário (cálculo mal feito); classificação incorreta de uma nova posição ou de um novo cargo de um colaborador; não atualização de valores em relação ao salário de um profissional que recebeu aumento, desconsideração de certos encargos trabalhistas. Esses são alguns exemplos que podem ser evitados com a fiscalização interna.
Para uma auditoria minuciosa, convém avaliar toda a documentação e todos os processos, certificando-se de que tudo está em ordem. Também é necessário verificar se o sistema automatizado que está sendo usado está bem integrado ao sistema de marcação de presença ou de controle de horas, fazendo a transferência dos dados corretamente.
6. Evite o roubo de tempo
O roubo de tempo acontece sempre que os funcionários, de maneira intencional, registram incorretamente as horas de trabalho, aumentam as pausas além do tempo devido, despendem horas em atividades desnecessárias ou se aproveitam dos colegas para que eles batam seu cartão mesmo quando eles não comparecem ao trabalho.
Para evitar o roubo de tempo, vale a pena desenvolver um sistema de check-in que faça o registro automático das horas de trabalho dos profissionais. Esse registro deve iniciar no momento em que os colaboradores entram na empresa e ser encerrado ao final da jornada de trabalho.
O leitor biométrico é outra solução tecnológica que ajuda a evitar fraudes, já que será necessário o funcionário colocar a sua própria digital (ou retina) para que sua presença seja registrada.
7. Separe uma conta bancária para a folha de pagamento
Como a folha de pagamento é uma obrigação que envolve diversas outros compromissos financeiros, uma sugestão é abrir uma conta bancária somente para ela. Desse modo, o gestor de RH gozará de mais privacidade para administrar as atividades de seu setor e, principalmente, aquela soma de registros.
Com uma conta bancária exclusiva para a folha de pagamento, ele terá uma visão mais clara do movimento financeiro referente aos empregados. De posse desses dados, poderá passar informações mais precisas para a diretoria e gerência da empresa, contribuindo para que os executivos tomem melhores decisões.
Essa medida, portanto, além de conferir mais segurança na gestão da folha de pagamento, contribui para agregar mais valor ao setor de RH.
E você, já aplica essas práticas na gestão da folha de pagamento? Não? então não deixe para depois! Você verá que essa administração ficará mais simples, rápida e prática!
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