Ninguém melhor do que o gestor da própria área para definir o orçamento do setor, necessidades, custos, investimentos, por exemplo, certo? O problema é que nem todos estão habituados a lidar com números, muito menos pensar em planejar e pensar em gastos futuros. Por isso a necessidade da cultura orçamentária e, consequentemente, a criação do planejamento orçamentário, inclusive na área de Recursos Humanos.
Geralmente esse planejamento ocorre no último trimestre do ano, que costuma ser bem atribulado em toda empresa. Isso porque, além da preocupação de atingir as metas do ano corrente, as equipes precisam elencar os planos e projetar os números para o ano seguinte. Pensando nisso, criamos esse manual de como fazer um planejamento orçamentário de RH e facilitar seu desafio.
Porém, antes, é preciso compreender o papel desse setor e dos demais numa gestão orçamentária colaborativa ou descentralizada, ou seja, quando todos os gestores se envolvem no processo. Como o orçamento é o planejamento estratégico em números, em geral as premissas e objetivos macros são definidos pela direção da empresa. Mas, no orçamento descentralizado, ao invés do corpo diretivo definir as ações, custos, investimentos e metas por área, o melhor é que os envolvidos participem dessa definição.
Por exemplo, a equipe de marketing precisa aumentar o número de visitantes do site. O gestor de marketing identifica as ações e investimentos que serão necessários para atingir as metas, estipulada por ele junto com a direção. Esse orçamento inicial é apresentado e revisado até ser aprovado.
Com o RH, não é diferente. O setor precisa ter uma relação próxima com todos os setores da empresa, para projetar o headcount, para projetar quanto será necessário investir em treinamento, em recrutamento e ferramentas. Considerando a importância do orçamento no setor, a Treasy realizou a Semana do Planejamento Orçamentário e dedicou um dia só para falar sobre o orçamento de RH. Alguns dos aprendizados foram compilados e listados aqui para te ajudar.
#01: Conheça bem os desafios que terá que superar
Um dos maiores desafios do gestor de RH é conquistar espaço nos comitês de diretoria e, consequentemente, defender um orçamento para a área. Um dos problemas que dificulta essa presença mais próxima dos diretores é o fato dos resultados do setor não serem tangíveis como em outras áreas.
Logo, defender recursos para área de RH não é tarefa fácil. Há facilidade maior dos líderes de logística ou das áreas comercial e de TI para defender orçamento, além ter espaço no comitê. Isso acontece porque são setores que estão mais próximos do resultado da companhia. Por isso o RH precisa mostrar em números que investir em contratação e promoção em quem está performando, por exemplo, é importantíssimo para manter os colaboradores engajados.
Vale ressaltar que também é comum haver uma distância entre a equipe que cuida dos recursos humanos e a estratégia do negócio. Isso faz com que o RH, muitas vezes, não compreenda o momento da empresa e pode levar para um caminho que não deveria seguir. Aqui, o desafio é estar alinhado com o planejamento estratégico e compreender que as metas da área precisam focar no objetivo maior da empresa.
#02: Que tal começar com Orçamento Base Zero?
Ciente dos desafios, é hora de partir para o orçamento. Mas como fazer isso pela primeira vez? O Orçamento Base Zero pode ser a solução já que é uma importante ferramenta, mesmo para quem já tem dados históricos. Explico: embora essa metodologia seja mais utilizada por quem está no primeiro ciclo do planejamento orçamentário, a estratégia também pode ser usada em alguma mudança de modelo do negócio ou até na gestão do orçamento, por exemplo.
As ações do departamento que precisam estar bem mapeadas no orçamento são:
- Admissão e desligamento de colaboradores;
- Controle de férias;
- Gestão de benefícios;
- Cálculo de folha de pagamento (encargos);
#03: Não cometa os erros já conhecidos
No processo de elaboração do orçamento, corra longe dos erros já conhecidos, como a folha de pagamento, um dos principais ponto de atenção numa empresa! Sim, é onde geralmente está o maior investimento e onde pode dar tudo errado na estratégia.
Por isso a necessidade de olhar com cuidado para essa folha de pagamento. Um erro que não foi previsto num planejamento pode causar grandes danos em relação a esse ponto. Por exemplo, uma empresa não observar o comportamento do sindicato, que faz reajustes nos dissídios como se não tivesse crise no país, pode causar um desnível inesperado no orçamento, já que não tinha sido previsto.
Outro erro muito mais comum do que deveria é o fato da empresa não ter a estratégia bem definida e, consequentemente, não ser passado de forma clara para os colaboradores, inclusive do RH.
#04: Use dados
Pode parecer estranho, mas RH precisa se basear em dados. Identificar as dores da empresa na área de pessoas, traçar premissas alinhadas com os objetivos macros da empresa e mensurar tudo isso ao longo do processo é essencial para o sucesso da área. Isso facilitará e muito na hora de defender investimentos para o RH, por exemplo.
#05: Lembre-se das demissões e promoções
Como demissão e promoção são pontos que acabam interferindo bastante no orçamento, é importante que ambos sejam pensadas com cuidado. Algumas estratégias já funcionam bem no mercado e podem te inspirar em como fazer na sua. A primeira delas, usada por especialistas da área, é uma espécie de ranking por performance dos colaboradores, onde eles são divididos em quatro categorias:
- 10% top (acima) – devem receber promoção
- 10% abaixo – devem ser demitidos
- 80% restante, dos quais 40% estão em média superior e 40% em média inferior e receberão treinamentos.
Além disso, são analisados os desligamentos voluntários, onde se verificam as razões para tentar diminuir a quantidade de um ano para o outro. Em alguns casos, as promoções também são previstas por área. Essa é uma estratégia bem arriscada mas que grandes empresas já estão aplicando. O importante é entender quais funcionam para o sua empresa.
Por fim, também surgiu a ideia do mapeamento de quantos funcionários estão ou não adequados ao cargo. Isso significa que quanto mais longe, maior a chance de não performar ou performar abaixo do esperado. O resultado dessa análise dá uma boa ideia para o planejamento orçamentário.
#06: Explore os cenários
Fazer vários cenários, pessimistas, realistas e otimistas pode preparar as empresas para muitas situações. Por isso a importância de fazer questionamentos como qual a demanda de trabalho e qual esforço para entregar isso? É mais barato demitir ou treinar?
Uma ideia é listar todas as novas iniciativas já conhecidas e que serão trabalhadas no ano seguinte. Tudo para ter um orçamento o mais preciso possível e detalhado. Outra ação interessante é definir a estratégia de crescimento, se será por contratação ou por performance. Isso definirá os gastos em contratação e/ou em treinamento (forma mais econômica do que contratar).
Por fim, tenha claro que é preciso alinhar as ações do RH com as metas e planejamento estratégico da empresa e os números podem ser importantes aliados. Embora a cada 5 demissões, 3 envolvam questões de comportamento, os números e estatísticas permitem que sejam mensuradas questões importantes, inclusive a felicidade no trabalho. Considere a possibilidade de um profissional de estatística na equipe de recursos humanos!
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Sobre o autor
Este artigo foi escrito pelo time da Treasy, especialmente para a Seguridade. O Treasy é a solução completa para Planejamento e Controladoria. Com ele é possível elaborar seu Orçamento Empresarial de forma colaborativa e confrontar os resultados mensalmente com o que foi planejado, identificando com facilidade onde estão os desvios e podendo realizar ajustes antes que sua empresa saia dos trilhos. Tudo isto 100% livre de planilhas!
Outras funcionalidades do Treasy englobam: Simulações e Cenários, Análises Gerenciais, Relatórios, Indicadores, e isso é só a ponta do iceberg. Além disso a equipe é super competente e pode ajudar sua empresa na implantação de uma política de Gestão Orçamentária.
