Para avaliar o desempenho do trabalho, a gestão de facilities se vale de indicadores. Esses KPIs já são bastante conhecidos em diversos setores de trabalho, como ferramentas que permitem mensurar a performance de funcionários, equipamentos, operações e assim por diante.
Então, para te ajudar a entender melhor esse assunto, neste post veremos quais são os principais indicadores para gestão de facilities e a importância dessa gestão! Continue lendo:
A importância da gestão de facilidades
De fato, a gestão de facilidades permite que atividades secundárias sejam bem administradas e favoreçam o desenvolvimento da atividade mais importante da empresa. Daí o nome “facilidades”, pois essas atividades facilitam as coisas para a atividade-fim de uma determinada organização.
Acontece que gerir essas facilidades pode tomar muito tempo do gestor e da sua equipe. Ele pode até designar um ou mais funcionários para o trabalho, mas talvez eles não sejam realmente especializados em tais serviços. Sendo assim, a empresa poderá ter mais custos e menos rendimento.
Vale ressaltar, contudo, que existem empresas terceirizadas especializadas na gestão de facilidades, e o seu custo-benefício, geralmente, compensa. O importante é contratar uma empresa com boa reputação, com profissionais qualificados e experientes nas áreas em que atuam.
As capacidades de um gestor de facilities
O profissional responsável por essa gestão tem uma grande responsabilidade dentro da sua área de atuação. Afinal, ele precisa solucionar problemas, desenvolver estratégias, administrar recursos e tomar decisões, além de dispor de um conhecimento generalizado nas áreas administrativa e técnica.
Nesse sentido, ele deve apresentar, especificamente, três habilidades especiais, que podem ser mensuradas por meio dos indicadores para gestão de facilities. São elas:
- habilidade técnica: deve-se usar conhecimentos, técnicas, métodos, equipamentos para desempenhar determinadas operações, fazendo uso de suas experiências e da educação;
- habilidade humana: também é preciso desenvolver a capacidade de se relacionar com o elemento humano, comunicar-se bem com todos, compreender as ações, motivações e lideranças dos grupos;
- habilidade conceitual: deve-se ter capacidade de entender a complexidade da empresa como um todo, e como suas partes se ajustam. Assim, o gestor se engajará com os objetivos totais da empresa, e não apenas com as necessidades de um setor ou equipe.
Indicadores para gestão de facilities
Bom, como já dissemos, existem diferentes indicadores para gestão de facilities recomendados pelos especialistas. Vejamos, então, os principais!
Benchmarking
O benchmarking é uma ferramenta de gestão recomendada por vários especialistas. Basicamente, ela que permite obter informações diferentes, como onde está o grupo, para onde ele vai, como ele está etc.
Além disso, com o benchmarking é possível comparar os resultados com as práticas mais importantes do mercado. Resumindo, essa ferramenta permite avaliar o andamento do negócio e suas perspectivas para o futuro.
Indicadores de Ho
Nos anos 2.000, Daniel C.W. Ho, um especialista e professor da Universidade de Hong Kong, efetuou um estudo sobre mais de 700 organizações nas regiões da Ásia e da Oceania, incluindo Japão, Austrália e Hong Kong.
A avaliação da pesquisa concluiu que os indicadores para gestão de facilities mais importantes são:
- custos anuais de facilidades;
- custos de limpeza em geral;
- custos de start up;
- custos com manutenção;
- custos com limpeza por metro quadrado;
- custos com reformas;
- valores dos ativos e dos rendimentos.
Indicadores de Quinello e Nicoletti
Em 2006, depois de estudarem a fundo o assunto, o engenheiro de produção e mestre em Administração José Roberto Nicoletti e o pesquisador e Doutor em Administração Robson Quinello sugeriram os seguintes indicadores:
- as dimensões do espaço de trabalho;
- o formato do espaço de trabalho;
- a qualidade da iluminação;
- a qualidade do ar-condicionado;
- os níveis de ruído;
- o ambiente de trabalho, de um modo geral.
O desenvolvimento de indicadores próprios
Por fim, cada empresa terceirizada e/ou contratante também pode desenvolver os seus próprios indicadores para gestão de facilities. Os profissionais podem se espelhar na lista fornecida pelos estudiosos já citados, ou partir de suas próprias experiências.
O fundamental é que os parâmetros aplicados correspondam à realidade do negócio. Algumas sugestões são:
- despesas com funcionários (orçamento x valor efetivo);
- custos com materiais (orçamento x valor efetivo);
- ordens de serviço (abertas x atendidas);
- tempo médio de resposta às ordens de serviço;
- custos totais, envolvendo equipe de trabalho e gastos com materiais.
Ainda outros indicadores que poderão ser utilizados são o percentual de trabalho concluído na semana anterior, as ordens de serviço nas últimas 24 horas e os tempos de ciclo de trabalho. Todos esses indicadores são válidos, mas é necessário ajustá-los à realidade de cada empresa.
Talvez, conforme os serviços executados, seja mais conveniente aplicar um ou outro indicador. Nesse sentido, saiba que, entre os serviços mais demandados na gestão de facilities, estão:
- manutenção;
- limpeza e conservação;
- segurança;
- alimentação;
- recepção e atendimento;
- recrutamento e seleção.
As vantagens em aplicar os indicadores
O que não é controlado e medido em um trabalho de gestão pode conduzir “do nada a lugar nenhum”. Nesse sentido, os indicadores para gestão de facilities são ferramentas gerenciais que ajudam a analisar e a tomar decisões mais precisas — e, portanto, mais acertadas.
Essas decisões envolvem planos de ação que visam otimizar a qualidade do trabalho, aumentar a produtividade, identificar boas oportunidades para corrigir e eliminar erros e desperdícios e melhorar o desempenho geral do trabalho.
Um indicador serve, nesse sentido, para o planejamento, o cumprimento de metas e prazos, o gerenciamento, o aperfeiçoamento e a inovação.
Considerando a crucial importância desses indicadores para gestão de facilities, muitas empresas estão considerando um controle muito rigoroso na coleta de dados. A partir dessa coleta, é possível criar métricas controladas para o desenvolvimento de indicadores.
E vale lembrar que todo indicador é uma métrica, mas nem sempre uma métrica equivale a um indicador.
Finalmente, vale ressaltar uma tendência atual quando se trata de mensurar qualidade: todo indicador, hoje, deve ser S.M.A.R.T. Nessa sigla, cada inicial corresponde a: S (specific); M (measurable); A (attainable); R (realistic) e T (timelly). Em português, temos que um indicador de desempenho deve ser:
- específico: oferecer clareza e especificidade de modo a não deixar dúvidas quanto à sua importância e finalidade;
- mensurável: ser quantificado e comparado com outros dados;
- alcançável: ser definido respeitando os limites e o perfil da empresa;
- realista: ser praticado dentro da realidade que a empresa apresenta;
- ter um período determinado, sendo realizável em um prazo definido.
Enfim, gostou do nosso post? Conhece outros indicadores para gestão de facilities, ou está precisando contratar serviços para administrar melhor as facilities de que sua organização necessita? Então aproveite para entrar em contato com a Seguridade Serviços de Segurança e veja o que podemos fazer por sua empresa!
