Uma das tarefas mais complicadas para o gestor de qualquer setor dentro de uma empresa é a organização dos documentos.
Apesar de toda a praticidade oferecida pelos documentos eletrônicos e digitalizados, ainda assim existem dificuldades no armazenamento dos arquivos em diretórios específicos, nomeação de pastas e subpastas, critérios de segurança e outras coisas.
Veja a seguir algumas dicas de como fazer uma boa gestão de documentos!
Opte por arquivos digitais
Um dos primeiros passos para melhorar a gestão de documentos é dar preferência aos arquivos digitais. Os arquivos digitais não requerem espaço físico, são mais fáceis de organizar e acessar, permitem o compartilhamento imediato com outros computadores da rede.
Os arquivos digitais são aqueles gerados eletronicamente, como as notas fiscais eletrônicas (NF-es), os conhecimentos de transporte eletrônicos (CT-es), a escrituração contábil e fiscal digital (SPED), os certificados digitais e outros.
Porém, os arquivos físicos podem ser digitalizados e armazenados em pastas. É uma garantia contra possíveis perdas devido à quantidade alta de papéis e à falta de espaço físico.
Prefira o armazenamento na nuvem
Como a tecnologia não para de evoluir, atualmente os gestores e gerentes de TI têm preferido adotar a tecnologia cloud computing (na nuvem) a utilizar softwares instalados em máquinas e armazenamento no computador.
O armazenamento na nuvem otimiza a gestão de documentos na medida em que dispensa espaço em HD, oferece backup automático dos arquivos (salvos geralmente em mais de um servidor) e mais segurança (representada pela criptografia dos dados, uso de senha e login, recuperação automática e outras coisas).
Por outro lado, o usuário aproveita mais mobilidade e acessibilidade. Ele poderá acessar suas pastas e arquivos de qualquer lugar usando equipamentos diferentes (computadores desktop, notebooks, tablets, celulares).
Assim, a gestão de documentos torna-se mais dinâmica e eficiente.
Tenha regras bem definidas para a troca de informações entre equipes
Alguns documentos precisam ser compartilhados entre funcionários ou até entre setores diferentes. Sejam físicos, digitais ou digitalizados, esses documentos ficam mais vulneráveis quando são transferidos ou enviados de um ponto a outro.
No caso dos documentos virtuais, eles podem ser interceptados por hackers ou terceiros. No caso de documentos físicos, podem cair em mãos indevidas, ser furtados ou destruídos. Qualquer documento pode ser fraudado (excetuando-se aqueles protegidos por certificação digital e assinatura eletrônica).
Por esse motivo, é importante que o gestor defina regras específicas para a troca de informações entre as pessoas autorizadas; pode ser usado um código específico, conhecido somente dos interessados. A criptografia é outro recurso útil: pode ser criado um diretório ou uma conta gratuita na nuvem somente para compartilhamento de informações.
É necessário também definir precisamente quem serão os responsáveis pela manutenção de determinados arquivos. Essa ação confere mais segurança e permite identificar mais rapidamente falhas, bem como responsabilizar as pessoas certas.
Terceirize a gestão de documentos
Outra forma de melhorar a gestão de documentos é terceirizando esse serviço. Uma das grandes vantagens oferecidas pela terceirização é que ela permite ao gestor ter mais tempo para dedicar-se a outras atividades e, principalmente, ao planejamento estratégico, fundamental para que qualquer setor se desenvolva e cumpra sua finalidade dentro da empresa, alinhando-se aos objetivos gerais do negócio.
A terceirização da gestão de documentos reduz a quantidade de burocracia no departamento. Gerir documentos é uma operação basicamente burocrática, mas essencial para manter a empresa funcionando com eficiência e evitar problemas legais (o armazenamento de determinados documentos é uma obrigação acessória que, se não cumprida, pode resultar em multas pesadas).
Com tal decisão, a empresa tem a oportunidade de reduzir custos e otimizar o tempo, bem como contar com a atuação de profissionais especializados na guarda e administração de arquivos, garantindo eficiência e segurança.
O que você faz para garantir uma ótima gestão de documentos em seu setor? Aproveite e compartilhe este post em suas redes sociais, ajudando outros gestores a otimizar seu trabalho.
