Quais são os documentos necessários para a contratação de funcionários?

A rotina de contratação de funcionários demanda um trabalho que não depende apenas da competência da empresa, que é a empregadora. Ao finalizar o processo de recrutamento e seleção, o bom prosseguimento desse novo relacionamento dependerá também da organização do candidato.

O novo funcionário precisa, necessariamente, entregar toda a documentação dentro do prazo estabelecido. Para que ele entenda a importância disso, é fundamental que o pessoal de RH saiba exatamente quais são esses documentos. Ademais, não basta apenas entregar uma lista ao candidato — é importante apresentar a ele as explicações.

Para te auxiliar nessa etapa, continue a leitura do artigo e descubra quais os documentos essenciais para esse processo:

Qual a documentação para a contratação de funcionários?

Carteira de Trabalho e Previdência Social

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) é o primeiro dos documentos a ser solicitado ao novo empregado, para que a empresa possa fazer as anotações devidas no contrato de trabalho.

Ela deverá ser devolvida em, no máximo, quarenta e oito horas. Por esse motivo, prepare protocolos, recibos e contra recibos, uma vez que esses funcionam como garantia para ambas as partes.

Por se tratar de um documento muito importante, recomenda-se também a emissão de um protocolo quando o funcionário entrega a CTPS ao empregador. Do mesmo modo, no dia da devolução, o empregado assina um recibo que comprova o recebimento do documento.

Certificado militar

Exigido apenas para os empregados do gênero masculino, o documento prova a plena quitação com o serviço militar para os maiores de 18 anos. Esse certificado é fundamental para que a empresa preencha alguns dados na ficha de registro do contratado, além de outros formulários.

Segundo a lei n^o 4.375/64, que trata de assuntos relacionados ao serviço militar, é ressaltado que esse documento é exigido especialmente no caso de profissionais que desejam ingressar no serviço público.

Por outro lado, na legislação trabalhista, não há nenhuma regra que impeça um trabalhador de ser admitido em uma empresa por não possuir ou apresentar o certificado de serviço militar.

Sendo assim, a instituição não será penalizada caso não tenha esse documento nos seus arquivos de cadastro de funcionários.

Certidão de casamento e de nascimento

O objetivo desse documento é contribuir para a verificação de dados. Se por ventura o contratado tiver filhos menores de quatorze anos, essas certidões (tanto do admitido quanto dos dependentes) serão necessárias para o preenchimento de outro documento: o salário-família.

Nesse caso, será requisitada também a apresentação da carteira de vacinação dos filhos. Além disso, para os dependentes acima de sete anos, é solicitado o comprovante de frequência escolar.

Todavia, se o funcionário possuir um filho menor que não frequente a escola por motivo de invalidez, pode-se apresentar um atestado médico que confirme esse impedimento.

Declaração de dependentes

A apresentação desse documento é necessária para que seja concedido o desconto do Imposto de Renda na fonte. No entanto, é relevante lembrar quais são as regras para que um empregado consiga essa dedução:

filhos maiores de vinte e um anos só podem ser incluídos se estiverem cursando uma faculdade ou escola técnica;
os gastos com cada dependente não poderão ultrapassar o valor de 2.847,76 reais;
os pais, avós e bisavós serão declarados como dependentes se registraram rendimentos de até 22.847,76 reais no ano.

Saber dessas informações é importante para que o profissional de recursos humanos evite a exigência de um documento desnecessário e também para que o seu trabalho não seja em vão.

Atestado médico admissional

De acordo com o artigo 168 da Consolidação de Leis Trabalhistas (CLT), esse documento é obrigatório e deve ser pago pelo empregador, que é o responsável por guardar o comprovante do custeio de todos os exames ou consultas realizadas pelo empregado.

Normalmente, é exigido um exame clínico comum (sangue, análise da pressão arterial e batimentos cardíacos). Entretanto, dependendo da função que o trabalhador for exercer, será preciso fazer exames mais específicos, como os de audiometria, eletrocardiograma, entre outros.

Cabe à empresa orientar adequadamente ao novo empregado o endereço do local, o dia e a hora marcada do exame. Isso parece redundante, mas a falta de uma clara comunicação nessa etapa é comprovadamente a maior causa de perda de tempo e dinheiro, resultando ainda no atraso do processo admissional.

Após a realização dos exames, será emitido o atestado de saúde ocupacional (ASO), que é a comprovação de que o profissional está apto à realização do trabalho para o qual será contratado.

Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte

O empregador é o responsável pelo deslocamento do funcionário — que pode ou não optar por receber o vale-transporte. Para isso, é preenchido um termo de opção desse benefício, que resguarda tanto a empresa quanto o empregador.

Caso o contratado tenha optado pela aquisição, será mencionado o tipo e a quantidade de condução a ser usada diariamente.

Outros documentos importantes

Além de todos os documentos mencionados acima, é importante solicitar:

cópia e via original da identidade;
CPF;
título de eleitor;
cartão PIS (Programa de Integração Social) para quem já trabalha. No caso de primeiro emprego, o cadastro no PIS deverá ser feito;
comprovantes (originais e cópias) de endereço e de escolaridade.

Os originais deverão ser conferidos no ato de entrega com as fotocópias e imediatamente devolvidos ao funcionário. Para finalizar, é necessário solicitar fotografias para o prontuário e confecção do cartão funcional. O número de fotos dependerá da política de cada empresa.

Todos esses documentos são fundamentais para que a empresa preencha a ficha do trabalhador no Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (e-social).

Vale lembrar que a portaria n^o41/2007 da CLT diz: “a exibição dos documentos passíveis de centralização deverá ser feita no prazo de dois a oito dias, segundo determinação do Auditor-Fiscal do Trabalho.”

Portanto, nenhum empregado poderá trabalhar sem carteira assinada por mais do que dois dias, pois a empresa corre o risco de ser fiscalizada e receber multas.

Quais documentos não podem ser exigidos?

De acordo com o artigo 1^o, da portaria n^o41/2007 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), alguns documentos não podem ser exigidos pelo contratante por serem considerados discriminatórios. Entre eles, estão:

certidão negativa de processo trabalhista;
certidão negativa do Serasa;
documento sobre antecedentes criminais, exceto para os casos em que a atividade guardar relações com algum crime;
documento que comprove a esterilização ou estado de gravidez;
teste de HIV.

O descumprimento dessa regra pode acarretar em ações jurídicas contra a instituição.

Como proceder com os funcionários terceirizados?

Muitas empresas decidem terceirizar alguns de seus serviços. Para isso, contratam outras instituições que são especialistas em um determinado setor. Nesse caso, quais são os documentos que a companhia contratante deve exigir? Vejamos abaixo:

certidões negativas de débitos nas esferas municipais, estaduais e federais. Entre elas, as expedidas pelo Instituto Nacional de Seguridade Social (INSS);
registros processuais federais, cíveis, criminais e trabalhistas da pessoa jurídica e dos sócios ou proprietários;
contrato social do prestador de serviços;
atestado de idoneidade do sindicato ou associação em que a empresa terceirizada está filiada;
carta de referência de entidades bancárias;
atestado do INSS que comprove o recolhimento dos pagamentos trabalhistas dos funcionários;
comprovantes dos holerites de pagamento dos colaboradores;
guias de recolhimento de tributos de cada funcionário;
atestados de saúde ocupacional (ASO) de todos os empregados;
programa de controle de médico de saúde ocupacional (PCMSO).

Após o recolhimento dos documentos citados, a empresa ficará tranquila e resguardada nesse tipo de relação contratual. Sendo assim, se mantiver sempre organizada essa etapa da contratação de funcionários, sua instituição certamente terá sempre bons resultados com a equipe interna.

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