Reduzir custos e otimizar processos são alavancas para ampliar a competitividade das empresas, no entanto, os desafios são grandes quando se trata de encargos trabalhistas.
Isso porque as despesas com folha de pagamento representam um dos maiores gastos de um empreendimento e qualquer corte feito de forma não planejada acaba afetando diretamente a produtividade e a qualidade da atividade.
Não existe uma fórmula mágica e tampouco uma receita pronta que leve uma empresa a reduzir seus encargos trabalhistas, mas seguindo alguns passos é possível pagar menos tributos sem afetar o caixa. Vejamos:
1. Conheça os encargos trabalhistas devidos
Os encargos trabalhistas são tributos que concedem ao trabalhador algum tipo de direito. Ou seja, são todas as contribuições e impostos que são pagas pelo empregador de forma indireta em relação ao salário do trabalhador, e não revertido diretamente a ele.
De forma geral, os encargos trabalhistas são utilizados para a manutenção de alguns benefícios concedidos aos funcionários, como:
INSS: contribuição mensal feita a partir do recolhimento da folha de pagamento que concede, caso venha a ocorrer pensão por morte, auxílio-doença, salário-maternidade, 13º salário, entre outros;
FGTS: depósito feito mensalmente pelo empregador em uma conta vinculada diretamente ao empregado;
PIS/PASEP: para o financiamento do seguro-desemprego.
Os encargos trabalhistas que incidem sobre a folha de pagamento do trabalhador têm grande impacto nas finanças da empresa, já que podem chegar a até 36% do seu custo. Isso significa que é fundamental gerir com eficiência os gastos com mão de obra para não ter problemas com insuficiência de recursos em caixa para o pagamento.
2. Escolha o regime tributário adequado
Um grande erro de muitos empreendedores quando o assunto é regime tributário é pensar que o enquadramento como Simples é sempre o mais econômico, o que é um grande equívoco. Cada caso é único e deve ser avaliado com um bom planejamento tributário.
Há basicamente três formas de enquadramento fiscal:
- Lucro Real;
- Lucro Presumido;
- Simples Nacional.
De maneira simples, para saber qual compensa mais em relação ao Lucro Real ou Presumido, é preciso ficar atento aos cálculos do IRPJ, PIS/Cofins e das margens de Lucro da empresa.
Para pequenas e médias empresas o Simples Nacional é um grande facilitador, já que o pagamento de tributos é devido sobre o faturamento bruto anual. No entanto, é preciso avaliar o tipo de negócio e o regime tributário adequado a atividade desempenhada e ao faturamento.
3. Opte pela terceirização sempre que possível
A terceirização é a melhor forma de reduzir custos operacionais e gerar economia com impostos. Apesar de muitos empreendedores relutarem em não optar por terceirizar alguns departamentos que consomem tempo e mão de obra adicional, esta alternativa acaba sendo a forma mais rentável de diminuir os encargos trabalhistas.
Atividades que não fazem parte do foco principal da empresa passam a ser desempenhadas por equipes de profissionais qualificados terceirizados. Vale destacar que empresas enquadradas no Lucro Real podem deduzir os gastos com a terceirização nos cálculos de PIS e Cofins.
4. Otimize os processos
Tarefas manuais ou sistemas que não permitem uma integração com os outros setores da empresa podem ser os grandes responsáveis por cálculos incorretos e que acabam gerando valores de tributos e contribuições sem necessidade.
É fundamental aderir a automatização dos processos como forma de aumentar a eficiência e a assertividade nos cálculos da folha de pagamento como salários, encargos referentes a horas extras, abonos, vales e demais itens que compõe a remuneração.
Ao informatizar os processos e gerir com eficiência as informações referentes a folha de pagamento, é possível estabelecer estratégias que possam reduzir custos que muitas vezes estão sendo pagos desnecessariamente.
5. Conte com a ajuda de um contador
Muitos empreendedores veem os serviços contábeis como custos ou algo desnecessário, mas é um grande erro abrir mão dos serviços de profissionais especializados — e talvez a empresa esteja perdendo uma ótima oportunidade de reduzir custos com encargos trabalhistas.
Quando a empresa opta por não contar com ajuda especializada, a atitude pode acarretar na escolha errada do regime tributário e aumentar as chances de falhas na apuração do balanço financeiro.
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