Segurança de eventos: Como organizar de maneira estratégica?

A cada ano, diversas empresas e entidades realizam eventos para a promoção de produtos, divulgação de atividades e confraternização. Nesses momentos, é comum que os organizadores pensem com cuidado em detalhes como local, tema decorativo, quitutes, atrações, música e convidados especiais. Embora esses recursos sejam fundamentais para uma boa experiência do público, eles dificilmente funcionam sem um bom plano de segurança de eventos. 

Para você que quer organizar esse processo de maneira estratégica, listamos abaixo algumas dicas para obter uma segurança de eventos eficiente!

Como planejar a segurança de eventos?

Embora pareça um trabalho simples, o planejamento de um evento requer a análise de inúmeras características, antes de ser colocado em prática. Para quem trabalha na organização de eventos, a frase clichê “segurança em primeiro lutar” é muito mais que um lema!

Antes mesmo de pensar em divulgação para a atração do público, é preciso pensar na segurança. Afinal, até mesmo a sua capacidade de público vai depender da segurança que o espaço te permite oferecer, não é mesmo?

Avaliação do local

A análise do local onde se realizará o evento é o primeiro passo para a elaboração de um bom planejamento da segurança. Aspectos como tamanho, quantidade de aberturas/acessos e a configuração do espaço como área aberta ou fechada fazem toda a diferença no tipo de trabalho a ser realizado.

Seja na escolha de um estabelecimento interno ou de um ambiente ao ar livre, é importante verificar se o mesmo comporta a quantidade de pessoas confirmadas no evento, a fim de evitar a superlotação e possíveis acidentes.

Em edifícios e salas, solicite ao dono do local o documento do alvará de funcionamento para saber se o mesmo está no prazo de validade e oferece proteção contra incêndio. Outro aspecto a ser observado é a condição e qualidade das estruturas, instalações e equipamentos presentes no local, visto que qualquer irregularidade pode acarretar em riscos à vida das pessoas.

Tanto as áreas de difícil acesso quanto entradas e saídas devem ser sinalizadas para que as pessoas não se percam durante o evento.

Transporte de pessoas

Se o evento envolve o deslocamento de muitas pessoas para determinado local, é essencial que os organizadores pensem no meio de transporte que será utilizado. Para garantir a integridade física do público, conte com uma empresa de confiança para esse tipo de serviço e certifique-se de que o veículo utilizado possui autorização para circular com pessoas.

Outro ponto importante e que muitos esquecem é procurar saber se o motorista selecionado para a função possui a habilitação necessária para conduzir o veículo em segurança.

Escolha de equipamentos

Todos os aparelhos e equipamentos utilizados para som, vídeo e iluminação — bem como os específicos para entretenimento — devem ser cuidadosamente selecionados. Para evitar problemas durante o evento, procure por fornecedores de confiança e que ofereçam suporte técnico em caso de eventuais falhas nos sistemas.

Mais do que garantir a segurança do público, contar com equipamentos de qualidade é uma maneira de garantir o bom funcionamento dos programas e atividades e deixar o público satisfeito.

Elaboração do roteiro

Definidos os aspectos gerais, é hora de elaborar o roteiro de segurança do seu evento para atender todas as necessidades levantadas. Para isso, é essencial que os seguranças e a equipe responsável pela manipulação dos equipamentos estejam presentes, pois assim você garante que todos sigam as mesmas orientações.

Se quiser mais eficiência e ainda facilitar a integração de diversos trabalhos de segurança, você pode contratar uma empresa especializada nesse tipo de serviço.

Escolha da empresa 

Assim como faria com as atividades de limpeza, por exemplo, é interessante que você conte com uma empresa especializada para fornecer o serviço de segurança no seu evento. Hoje, muitos organizadores veem nessa escolha a possibilidade de economizar recursos sem perder a qualidade exigida pelo público. Inclusive, a contratação de uma empresa terceirizada é, sem dúvida, a melhor forma de garantir proteção profissional ao evento.

Com planos de treinamento próprios e equipe de funcionários altamente capacitados, as empresas terceirizadas garantem a segurança necessária para o bom andamento das atividades.

Considerando que todas tenham essas características, o principal fator a ser analisado na escolha do fornecedor será a qualidade e credibilidade que este oferece. Para isso, faça uma boa pesquisa e não hesite em tirar todas as dúvidas com seus representantes.

O que avaliar nas empresas terceirizadas?

Quando o assunto é segurança, todo detalhe é essencial para garantir a integridade física e a boa experiência do público. Sendo assim, fique atento às características de cada empresa para escolher a melhor opção para o seu evento:

Alvará de funcionamento

Confira se a empresa escolhida atende às legislações envolvidas no ramo da segurança privada, bem como se esta conta com o alvará de funcionamento. O alvará é um documento que concede a permissão para funcionamento da empresa no setor que se encontra, garantindo ao cliente total segurança para contratar um serviço de qualidade e com aval da fiscalização.

Equipamentos

Uma boa empresa de segurança é aquela que conta com os equipamentos ideais para qualquer tipo de evento e suas necessidades. Nesse sentido, vale a pena conferir quais os aparelhos e tecnologia utilizada pela fornecedora do serviço, pois isso fará diferença na qualidade do controle de acesso e proteção do público presente.

Funcionários

Confira a quantidade de profissionais que a empresa oferece para o seu evento. Além disso, certifique-se de que esses funcionários que compõem os grupos sejam treinados e tenham recebido curso de primeiros socorros. Por serem pessoas que atuam diretamente com o público, é importante também que saibam lidar com diferentes perfis sem abusar da força física. 

Referências

Além de todas essas características, é possível solicitar referências de outros contatos que já contaram com o serviço daquela empresa. Nesse momento, questione sobre a qualidade do serviço oferecido, da dedicação e preparo da equipe e também sobre a percepção do público. Mais do que opiniões, as referências servem de base e são um reflexo do comprometimento que a empresa tem com seus clientes.

Sabendo o que precisa levar em conta no planejamento da segurança de eventos, dedique um tempo para avaliar as necessidades de seu público para que estas sejam respeitadas na execução dos serviços. Afinal, é ele o grande motivo de tudo acontecer, não é mesmo?

Agora que você sabe tudo sobre a segurança de eventos e também como contratar uma empresa especializada nisso pode encurtar o seu caminho, leia o nosso post  4 cuidados que sua empresa precisa ter ao terceirizar serviços. Segurança é o primeiro passo para qualquer evento!